Es klingt so einfach wie es ist. Und es ist so einfach, wie es sich anhört. Shopbetreiber können bares Geld sparen, indem sie den Rechnungsdruck auf digital umstellen. Im Normalfall legen Shopbetreiber jeder Lieferung mindestens einen Ausdruck bei: die Rechnung. Dazu kommt vielleicht noch ein Lieferschein und ein Retourenschein.

Die Rechnung ist ganz einfach; wobei wir uns in diesem Rechenbeispiel auf einen Rechnungsausdruck beschränken. Je mehr Blätter Sie einer Lieferung bzw. einem gepackten Paket beilegen, desto teurer wird es natürlich.

Druckkosten pro Seite

Durchschnittlich kostet eine Druckseite (DIN A4) pro Ausdruck 3 Cent mit dem Laserdrucker, rund 6 Cent mit einem herkömmlichen Tintenstrahl-Drucker. In der Berechnung gehen wir von reinen schwarz-weiß Ausdrucken aus; die Kosten für Farbdrucke liegen deutlich höher. Aber wer druckt seine Rechnungen schon in Farbe aus. Um einfacher rechnen zu können, nehmen wir den Mittelwert von 4,5 Cent pro Ausdruck an.

Günstiges DIN A4-Papier erhalten Sie für rund 2,50 Euro pro 500 Blatt, also 0,5 Cent pro Einzelblatt. Zusammen mit dem Ausdruck ergeben sich nun Kosten in Höhe von 5 Cent pro ausgedruckter Rechnung. Wie viele Pakete verschicken Sie am Tag? Allein bei 50 Paketen am Tag laufen so täglich Druckkosten in Höhe von 2,50 Euro auf; bei 360 Bestelltagen im Jahre ergibt das schon 900 Euro allein für Druckkosten.

Anschaffungs- und Unterhaltskosten

Doch damit nicht genug. Denn nicht mit einberechnet sind bisher die Verschleissteile am Drucker (Trommel, o. ä.) und die Anschaffungskosten für einen neuen Drucker, wenn der alte nach 2 Jahren Dauerbetrieb den weiteren Druck versagt. Für einen durchschnittlichen s/w-Laserdrucker müssen Sie bei dem angenommenen Druckvolumen – und dabei handelt es sich ja um einen eher klein dimensionierten Onlineshop – von mehreren hundert Euro pro Jahr rechnen. Detaillierte Berechnungen können Sie mit einem Druckkostenrechner vornehmen. Aber lassen Sie uns an dieser Stelle einfach von 500 Euro pro Jahr ausgehen.

Und der Strom?

Nicht zu vergessen: Stromkosten. Der TEC-Wert (Typical Energy Consumption) gibt an, wie viel Energie ein Drucker verbraucht. Es ist wohl wie beim Auto: Der tatsächliche Verbrauch dürfte weit oberhalb der Angaben der Hersteller liegen. Zum einen liegen schon durchschnittlich 50 Seiten pro Tag oberhalb des Norm-Volumens. Darüber hinaus werden – so zeigen es unsere Erfahrungen – die wenigsten Drucker im Lager am Ende der Schicht ausgeschaltet (hier hilft übrigens schon eine einfache Zeitschaltuhr!). Liegt der durchschnittliche Stromverbrauch eines herkömmlichen Laserdruckers bei 0,895 kW/h pro Woche, also bei ganz grob überschlagen, 1 Euro pro Monat, so dürfte der tatsächliche Verbrauch im Onlineshopbetrieb bei eher 5-10 Euro pro Monat liegen.

1.500 Euro pro Jahr einsparen

Nimmt man nun die Kosten für Toner und Papier, für Neuanschaffung und Verbrauchsmaterial, sowie die Stromkosten zusammen, kommt man leicht auf eine Summe von 1.500,- Euro pro Jahr. Und das bei nur 50 Bestellungen pro Tag. Sie verschicken mehr Pakete? Herzlichen Glückwunsch, aber legen Sie das mal auf die Druckkosten um …

Amazon macht’s vor

Amazon gilt auch hier wieder als Vorreiter. Seit rund zwei Jahren liegen Amazon-Paketen keine ausgedruckten Rechnungen mehr bei. Zunächst stellte Amazon vom klassischen Ausdruck auf den Druck auf Thermopapier und auf viel kleinere Papiergrößen (unter DIN A5) um. Diese Form des Ausdrucks ist deutlich günstiger, weil die Drucker ohne Toner arbeiten. Stattdessen wird das Papier dort erhitzt, wo Buchstaben und Ziffern erscheinen sollen. Dabei wird nicht nur kein Toner verbraucht; Thermodrucker sind deutlich günstiger im Unterhalt, da der Toner fehlt, der sonst Verschleissteile im Drucker auf Dauer unbrauchbar macht.

Nach der Umstellung auf Thermodruck stellte Amazon den Versand von Rechnung dann irgendwann komplett ein. Wer heute eine Amazon-Rechnung benötigt, kann (muss) diese im Kundenbereich umständlich suchen, downloaden und selbst ausdrucken. Die meisten Endkunden verzichten gerne auf eine ausgedruckte Rechnung, allein schon aus Gründen des Umweltschutzes. Für Amazon hingegen, die deutlich mehr als 50 Pakete pro Tag versandfertig machen, dürfte sich der Verzicht auf das Papier aber wirklich lohnen!

Jeder Shopbetreiber kann sparen

Viele Shopsystems bieten heute die Möglichkeit, den Kunden die Rechnung per E-Mail zu schicken. Entweder sie bekommen diese dann automatisch nach dem Versand als PDF-Dokument im Anhang einer Mail oder sie können die Rechnung über einen Link downloaden und bei Bedarf selbst ausdrucken. Werfen Sie einen Blick in die Hilfe-Funktion des Shopsystems, wenn Sie diese Option nicht direkt finden.

Bei anderen Shopsystemen können Sie den Versand der Rechnung als optionales Modul zum Shopsystem hinzufügen. Hier ist der Shop-Hersteller oder die betreuende Agentur der richtige Ansprechpartner. Und selbst wenn für die Umstellung im Shopsystem Kosten anfallen: Denken Sie langfristig. Wie viel Geld sparen Sie innerhalb der kommenden 24 Monate ein, wenn Sie Rechnungen nicht mehr ausgedruckt jeder Sendung beilegen?

Ausnahmen für B2B-Rechnungen

Natürlich gibt es auch hier wieder eine Ausnahme. Wenn sich Ihr Onlineshop an Geschäftskunden richtet, sollten Sie gut überlegen, ob Sie die beigelegte Rechnung wirklich abschaffen möchten. Geschäftskunden müssen ihre Belege in den meisten Fällen ausdrucken und in Papierform aufbewahren. Da könnte der ein oder andere Kunde durchaus verärgert sein, wenn er Ihre Rechnungen selbst ausdrucken muss. Vielleicht nimmt er das zum Anlass, sich einen anderen Anbieter zu suchen.